Hoe snel reageer jij op je mail?

Pling! een mailtje. Zoom-zoom een whatsapp. Hoe lang duurt het voor jij reageert? Ongeveer één derde van de werknemers heeft last van telepressure: het gevoel dat je direct moet reageren op werkgerelateerde berichten, vaak ook nog in de vrije tijd. Michelle Van Laethem, universitair docent arbeids- en organisatiepsychologie aan de Universiteit van Amsterdam doet onderzoek naar telepressure. “Telepressure is er en zal niet verdwijnen, dus we moeten ermee leren omgaan.”

Uit het onderzoek ‘Werken tijdens de corona-crisis’ blijkt dat een behoorlijk aantal deelnemers zich herkend in de stellingen:

 

Als ik tijdens mijn vrije tijd een werkgerelateerd bericht ontvang…”

 

  1. Vind ik het moeilijker om me op andere dingen te concentreren (34% eens)
  2. Pak ik mijn privé-taken pas weer op als ik het bericht beantwoord heb (20% eens)
  3. Blijf ik daar aan denken totdat ik het beantwoord heb (31% eens)
  4. Heb ik het gevoel om daar onmiddellijk op te reageren (30% eens)

Wat is telepressure?

Telepressure is de druk die je voelt om snel te reageren op werkgerelateerde berichten, zoals mail en whatsapp. Van Laethem: “Het gaat om berichten die worden gestuurd met het idee dat je kunt antwoorden wanneer je wilt, zogenaamde asynchrone communicatie, maar waarbij we toch druk voelen om direct te reageren. Telepressure komt voor onder werktijd, maar ook in de vrije tijd wordt de druk gevoeld om te reageren.” Nu veel werknemers veel thuiswerken, communiceren we nog meer via onder andere e-mail en whatsapp. Bovendien is er meer variatie in werktijden ontstaan: de een start juist al om acht uur omdat er geen reistijd meer is, terwijl de ander ervoor kiest om in de ochtend op het gemak op te starten en werkt ’s avonds nog een paar uurtjes. Hierdoor worden er meer berichten verstuurd buiten reguliere werktijden dan voorheen het geval was.

 

Mensen die last hebben van telepressure zijn snel geneigd om naar hun smartphone te grijpen en de mail te checken. En dat is een probleem. Uit onderzoek komen verschillende negatieve effecten van telepressure naar voren:

 

  • De concentratie wordt verstoord. Als je reageert, kost het altijd even tijd om je weer te concentreren op waar je mee bezig was, of dit nu werk is of privé.
  • Negatieve effecten op de gezondheid. Er is een duidelijke relatie tussen telepressure en slaapproblemen en burn-out-klachten.
  • Moeilijker loskomen van je werk. Doordat je telkens toch weer bezig bent met werk, al is het maar even, kom je nooit echt goed los van het werk. En dat is belangrijk voor het herstel (zie ook het blog Vakantie is geen overbodige luxe).

Waardoor ontstaat telepressure?

Van Laethem vertelt dat er verschillende factoren zijn die bijdragen aan telepressure. “De persoonlijkheid speelt zeker een rol. Mensen die minder zelfcontrole hebben, vinden het lastiger om de smartphone uit te zetten. Ook een werkverslaving zorgt ervoor dat je mail blijft checken.” Daarnaast zijn er externe factoren die mogelijk invloed hebben op telepressure: “Als er bijvoorbeeld een contractverlenging aan zit te komen, of je bent bang om je baan te verliezen, kun je druk voelen om het extra goed te willen doen.” Volgens Van Laethem kan het ook van dag tot dag fluctueren hoe gevoelig je bent voor telepressure.

Hoe kun je er mee omgaan?

Je kunt zelf verschillende maatregelen nemen om de telepressure te verlagen, maar dat vergt wel wat discipline:

 

  • Batching: Beperk het checken van je e-mail en plan dat in. Zet je mail verder ook uit, zodat je meldingen niet ziet.
  • Verwachtingsmanagement:Als je ervoor kiest om twee of drie keer per dag je mail te checken, laat dat dan ook aan je collega’s of klanten weten. Dan weten ze dat je niet direct reageert op mail. Het is dan wel zaak om je daaraan te houden, want als je vervolgens toch snel reageert, verwachten mensen dat de volgende keer ook weer. Ook voor andere communicatiekanalen kun je zelf bepalen hoe snel je reageert. Bijvoorbeeld op whatsapp-berichten.
  • Zelf voorbeeld geven. Door zelf niet altijd direct te reageren, geef je een signaal af aan je collega’s en klanten. Zeker als leidinggevende is het belangrijk je bewust te zijn van deze voorbeeldfunctie. Als je regelmatig om 22u ’s avonds en in het weekend nog op mails reageert, krijgen medewerkers eerder het gevoel dat dit ook van hen verwacht wordt. Je kunt in de meeste e-mail-programma’s de berichten inplannen om later te verzenden.
  • Smartphone-vrije slaapkamer. Dit advies is terug te vinden in vrijwel alle berichten over smartphonegebruik, en terecht. De smartphone in de slaapkamer kan ervoor zorgen dat je op de achtergrond bewust blijft van mogelijke berichten. Als berichten oplichten, kan het letterlijk je nachtrust verstoren.

Maak afspraken

Heb je toch nog last van telepressure, dan is het verstandig om dit te bespreken met je leidinggevende en collega’s. Het is vaak een gevoel dat je moet reageren, vertelt Van Laethem. “Soms is de verwachting dat je direct moet reageren er bij de ander helemaal niet. Als je erover praat hoor je in veel gevallen ‘Nee joh, ik stuurde je dat mailtje om 22u ’s avonds, omdat dat mij toevallig goed uitkwam.’” Je kunt bijvoorbeeld afspraken maken over bereikbaarheid, of er kan in e-mails expliciet worden aangegeven dat je nu niet hoeft te antwoorden. Een soort etiquette voor je afdeling over hoe er met berichten wordt omgegaan, kan hierbij helpen.

 

Van Laethem: “Er is steeds meer aandacht voor het belang van echte vrije tijd en het recht op onbereikbaarheid, zowel in bedrijven als in de politiek. In sommige cao’s wordt het expliciet opgenomen. Dat is een belangrijke eerste stap, maar uiteindelijk is het aan de mensen zelf om het in de praktijk te brengen.”

 

Geschreven door Eveline Janse - Everlution in samenwerking met TNO

Deel uw ervaringen!

Doe mee aan het onderzoek ‘Werken tijdens de corona-crisis’.

Informatie en aanmelden

Contactpersoon

Contactpersoon

Dr. W.E. (Wendela) Hooftman

Programma-manager Monitoring van Arbeid

 

T: 088 866 52 53

M: contact

Adresgegevens

Schipholweg 77-89
2316 ZL Leiden

 

T: 088 866 5330

English
Disclaimer    |   Privacy statement    |    © 2020 TNO